Privacyverklaring

Privacy Statement van De Zorggroep

De Zorggroep heeft hart voor mensen; zij voelen zich bij ons welkom, rechtvaardig behandeld en gerespecteerd. Vertrouwen en veiligheid vormen dan ook de hoekstenen van onze organisatie. Dit laat zich ook zien in ons privacy beleid. Als zorginstelling verwerken wij onder andere uw persoonsgegevens als u bijvoorbeeld cliënt bij ons bent of bij ons werkt. Maar ook als u via De Zorggroep meedoet aan (wetenschappelijk) onderzoek, contactpersoon bent van een cliënt of als u onze website bezoekt, verwerken wij persoonsgegevens.

Wij hechten grote waarde aan uw privacy en zien het als onze taak om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. In deze verklaring zullen wij u vertellen welke gegevens wij verwerken, waarom en hoe wij met die gegevens omgaan. Eveneens wijzen wij u daarbij op de rechten die u heeft. Voor meer informatie over het verwerken van uw gegevens bij een bezoek aan onze website kunt u ons cookiebeleid raadplegen.

Wij nemen als De Zorggroep geen besluiten voor cliënten op basis van geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. Wij zijn eveneens niet voornemens om dit te gaan doen. Wij verkopen als De Zorggroep geen gegevens van cliënten aan derde(n) en wij hebben wederom geen voornemens om dit te gaan doen.

Als u zich niet prettig voelt omtrent het gebruik van uw gegevens of naar aanleiding van deze verklaring vragen heeft dan kunt u gerust met ons contact opnemen! Wij zijn te bereiken via het e-mailadres: privacy@dezorggroep.nl.

Meer over bescherming privacy
Privacy cliënten
Als u zorg krijgt van De Zorggroep, gaan wij uw persoonsgegevens verwerken. Dit houdt onder andere in dat wij deze gegevens opslaan, aanvullen, aan uw zorgverleners verstrekken en, na verloop van tijd, ook weer verwijderen. Zo leggen we uw gegevens bijvoorbeeld vast in een zorgdossier.

Alle zorgverleners en medewerkers die direct bij uw zorg zijn betrokken, hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht en zullen daarom uw gegevens niet met anderen delen. Is het toch nodig uw gegevens met anderen te delen, dan mag u dat bepalen en vragen wij daarvoor uw toestemming. In spoedgevallen of noodsituaties kan het voorkomen dat er een ander besluit door ons wordt genomen.

Wat en waarom?
Om u zorg te kunnen verlenen hebben wij uw persoonsgegevens nodig. Al onze zorgverleners doen hun uiterste best om u de met u afgesproken zorg en behandeling te geven. Uw medische gegevens, zoals wij deze in uw zorgplan vastleggen, hebben zij daarvoor nodig. Behalve uw zorggegevens hebben we ook andere persoonsgegevens nodig, zoals uw naam, adres, geboortedatum en BSN. Zo weten wij zeker dat u de juiste zorg krijgt. Voor alle gegevens geldt dat we niet méér gegevens zullen verwerken dan we nodig hebben om u goede zorg te kunnen verlenen. Wij bewaren uw gegevens minimaal 20 jaar na het eindigen van onze zorg aan u. Het is mogelijk dat deze op uw verzoek eerder verwijderd worden. Zie daarvoor het stukje “Gegevens vernietigen”.

We vinden het belangrijk om open en zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. Daarom willen we benadrukken dat de persoonlijke gegevens die we verzamelen, gebruikt worden voor alle activiteiten die onder de zorgovereenkomst vallen die we met u hebben afgesloten. Deze overeenkomst omvat niet alleen zorg en ondersteuning, maar ook andere diensten zoals klantenservice en kwaliteitsverbetering, die allemaal bijdragen aan goede zorg en ondersteuning. Soms kan het zijn dat bepaalde aspecten van onze dienstverlening worden uitbesteed aan andere organisaties om zo de beste kwalitatieve zorg te kunnen verlenen. Zolang deze activiteiten deel uitmaken van de zorg, service en ondersteuning die wij bieden binnen het kader van de zorgovereenkomst, is er geen aparte toestemming nodig voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Maar als u het niet eens bent met deze verwerking, dan respecteren we dat volledig en kunt u in gesprek gaan met uw contactpersoon of met onze privacy officer. Voor vragen of opmerkingen staat onze privacy officer klaar om u te helpen: privacy@dezorggroep.nl

(Wetenschappelijk) onderzoek
In bepaalde gevallen zullen wij uw gegevens gebruiken voor (wetenschappelijk) onderzoek. Indien wij op grond van de wet verplicht zijn om hiervoor uw toestemming te vragen dan zullen wij dat doen. Soms dient De Zorggroep echter verplicht mee te werken aan een onderzoek bijvoorbeeld van de Nederlandse Zorg Autoriteit (Nza) en de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Waar mogelijk zullen uw gegevens geanonimiseerd worden. Als u dit gebruik van uw gegevens niet wilt, kunt u daar bezwaar tegen maken bij uw zorgverlener of uw toestemming intrekken.

Wonen bij De Zorggroep
U kunt uiteraard zelf bepalen wie u mag bezoeken als u bij De Zorgroep woont. Wij zullen eventuele bezoekers geen gegevens over u verstrekken. Als er bijvoorbeeld voor u wordt gebeld naar onze klantenservice, zullen wij geen informatie over u verstrekken, maar de beller aangeven dat met uzelf of uw contactpersoon contact kan worden opgenomen. Alleen als u daarvoor toestemming hebt gegeven, geven wij informatie over waar u woont en in welke kamer of appartement u verblijft. Dit spreken wij zo met u af als u bij ons komt wonen. Uw toestemming geldt voor iedereen die bij ons naar u vraagt, ook voor bijvoorbeeld een geestelijk verzorger. In het geval u geen toestemming geeft óf het is door de situatie nog niet gelukt om uw toestemming te vragen dan geven wij in verband met uw privacy géén gegevens over uw situatie.

Gegevens inzien
Als u uw persoonsgegevens en/of (volledige) zorgdossier wilt inzien, dan mag dat. Dat kunt u vragen aan uw zorgverlener. Dit mag niet worden geweigerd. Wel mogen bepaalde delen worden afgeschermd als daar informatie in staat over iemand anders, zoals een familielid. Verder hoeft u geen inzage te worden gegeven in persoonlijke werkaantekeningen van uw zorgverlener. Dit zijn aantekeningen die dienen als geheugensteun voor de eigen gedachtevorming van een hulpverlener buiten uw dossier. Het gaat dan om indrukken, vermoedens of vragen die bij de hulpverlener leven. U mag ook om een kopie vragen van uw zorgdossier. Dit kunt u schriftelijk aanvragen door een brief naar De Zorggroep te sturen, samen met een kopie van uw identiteitsbewijs. Het adres is De Zorggroep, Postbus 694, 5900 AR in Venlo. Wij kunnen hiervoor een vergoeding vragen.

Gegevens wijzigen
Als dat nodig is, mag u uw gegevens laten wijzigen. Bijvoorbeeld als we een foutje hebben gemaakt in uw geboortedatum of uw naam verkeerd hebben geschreven. Het gaat dan om het wijzigen van feitelijke gegevens die niet juist of onvolledig zijn weergegeven. Afspraken over de zorg die wij aan u verlenen mag u bijvoorbeeld niet wijzigen. Wel mag u altijd uw eigen zienswijze toevoegen aan het zorgdossier. Als u uw gegevens wilt wijzigen kunt u dit aangeven bij één van de zorgverleners van De Zorggroep. Als u iets wilt toevoegen aan het zorgdossier kunt u dat aangeven bij uw specialist ouderengeneeskunde van De Zorggroep. Deze zal er voor zorgen dat uw zienswijze aan uw dossier wordt toegevoegd. U mag controleren hoe deze wijziging is doorgevoerd.

Gegevens vernietigen
Als u dit zou willen, mag u vragen om het vernietigen van uw dossier. Dit kan voor het gehele dossier of voor een gedeelte daarvan. U kunt uw verzoek om uw dossier te laten vernietigen schriftelijk indienen bij De Zorggroep, Postbus 694, 5900 AR Venlo, inclusief een kopie van uw identiteitsbewijs. In principe zal De Zorggroep gehoor geven aan uw verzoek tot (gedeeltelijke) vernietiging van uw dossier, maar niet in alle gevallen. Bijvoorbeeld indien wij van mening zijn dat het overduidelijk in uw eigen belang is het dossier of delen daarvan toch te bewaren. Wij zijn namelijk ook gebonden aan onze zorgplicht. Daarvoor zullen gegevens die cruciaal zijn voor de zorg en zonder welke wij geen verantwoorde zorg meer kunnen leveren aan u, niet worden verwijderd.  Samen met u zullen wij de vernietiging van gegevens heroverwegen. Vernietiging mag ook worden geweigerd als het op grond van een wet of voorschrift verplicht is het dossier een bepaalde tijd te bewaren. Wij zijn bijvoorbeeld verplicht om gegevens van BOPZ-cliënten (bijzondere opname) tot 5 jaar na het ontslag van de cliënt te bewaren. Als het bijvoorbeeld gaat om financiële gegevens over de facturatie van de zorg zijn we verplicht deze 7 jaar te bewaren. Ook in het geval het voor iemand anders van groot belang is dat uw dossier bewaard blijft kan uw verzoek tot vernietiging worden geweigerd. Zo kan het bijvoorbeeld voor uw familieleden belangrijk zijn toegang te hebben tot uw dossier als daar informatie instaat over mogelijke erfelijke aandoeningen. Wij zullen altijd aan u uitleggen wat onze redenen zijn waarom wij uw dossier of delen daarvan niet zullen vernietigen.

Indien wij gehoor geven aan het verzoek om uw dossier of een deel van uw dossier te vernietigen, bewaren wij uiteraard wel de schriftelijke verklaring waarin u om vernietiging van het dossier vraagt. Wij moeten immers kunnen aantonen dat dit is gebeurt op uw verzoek. Bent u het daar niet mee eens en wilt u toch dat het dossier wordt vernietigd? Dan kunt u om verheldering vragen door een klacht in te dienen. Voor het indienen van een klacht kunt u terecht bij onze klantenservice of u kunt een klacht indienen bij onze Klachtenfunctionaris. Hier vindt u informatie over het indienen van een klacht.

Tot slot
Binnen De Zorggroep worden geen besluiten voor cliënten genomen op basis van geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. De Zorggroep verkoopt ook geen gegevens van cliënten aan derden.

Privacy contactpersonen/vertegenwoordigers
Als u contactpersoon of vertegenwoordiger bent van een van onze cliënten, kan het zijn dat we een beperkt aantal persoonsgegevens van u verwerken. Dit gebeurt alleen als dit nodig is om contact met u te kunnen opnemen. Deze gegevens zullen we niet langer bewaren dan nodig is. Bijvoorbeeld zolang uw naaste bij ons in zorg is opgenomen. We geven uw gegevens niet aan derden zonder uw toestemming.

Privacy medewerkers
Ook als u in dienst komt van De Zorggroep, verwerken wij gegevens. Deze gegevens worden vastgelegd in een personeelsdossier.

Wat en waarom?
Behalve persoonsgegevens zoals uw naam, adres, geboortedatum, BSN, een kopie van uw identiteitsbewijs en gegevens m.b.t. de uitoefening van uw werkzaamheden, bewaren wij gegevens m.b.t. de loonuitbetaling en het ziekteverzuim. Deze zijn o.a. noodzakelijk om de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst na te komen. Daarnaast delen wij deze gegevens met partijen die uitvoering geven aan deze verplichtingen. Dit zijn bijvoorbeeld de belastingdienst of het UWV.

Gegevens inzien en wijzigen
U kunt uw eigen gegevens digitaal inzien in AFAS. Als gegevens feitelijk foutief zijn weergegeven, kunt u hierin wijzigen. Het gaat dan om het wijzigen van feitelijke gegevens die niet juist of onvolledig zijn weergegeven. Afspraken over zaken, overeengekomen en vastgelegd in uw arbeidsovereenkomst kunt u uiteraard niet zelf wijzigen.

Gegevens verwijderen
Indien u dit wenst, kunt u een verzoek indienen om uw personeelsdossier of delen daarvan te verwijderen. Bespreek dit met de afdeling Medewerkersservice. De Zorggroep is wettelijk verplicht uw salarisgegevens 7 jaar lang te bewaren. Daarnaast moet een kopie van het identificatiebewijs van een oud-medewerker tot vijf jaar na einde dienstverband bewaard worden. Een loonbelastingverklaring bewaren wij wettelijk verplicht tot 5 jaar na het einde van het dienstverband.

Privacy vrijwilligers
Ook als u vrijwilligerswerkzaamheden verricht bij De Zorggroep, verwerken wij gegevens. Deze gegevens worden vastgelegd in een vrijwilligersdossier.

Wat en waarom?
Behalve persoonsgegevens zoals uw naam, adres, geboortedatum en gegevens over het uitvoeren van uw werkzaamheden, bewaren wij gegevens over de onkosten-uitbetaling. Deze zijn onder andere noodzakelijk om de verplichtingen uit de vrijwilligersovereenkomst na te komen.

Gegevens inzien en wijzigen
Als uw gegevens feitelijk foutief (niet juist of onvolledig) zijn weergegeven, kunnen deze worden gewijzigd. Neem dan contact op met uw procesbegeleider vrijwilligers. Afspraken over zaken, overeengekomen en vastgelegd in uw vrijwilligersovereenkomst kunt u uiteraard niet zelf wijzigen.

Gegevens verwijderen
Indien u dit wenst, kunt u een verzoek indienen om gegevens die wij van u verwerken, te laten verwijderen. Maak dit kenbaar bij uw procesbegeleider vrijwilligers. Uw persoonsgegevens dienen wij wettelijk vijf jaar te bewaren.

Privacy bezoekers website
Als u de website van De Zorggroep bezoekt, verwerken wij een beperkt aantal persoonsgegevens van u. Dit gebeurt bijvoorbeeld als u uw gegevens achterlaat bij het invullen van een webformulier. Deze gegevens bewaren wij niet langer dan nodig is. Wij geven deze gegevens niet aan derden zonder uw toestemming. Meer informatie over het verwerken van uw gegevens bij een bezoek aan onze website vindt u bij ons cookiebeleid.

Privacy bezoekers publieke ruimtes
Als u een publieke ruimte in onze locaties bezoekt, kan het zijn dat wij opnamen van u maken. We doen dit uit veiligheidsoverwegingen om eigendommen, cliënten en medewerkers te beschermen. Als er in deze ruimte opnames worden gemaakt, is dit voor u als bezoeker zichtbaar door een melding bij de ingang. Wij bewaren deze opnames niet langer dan vier weken. Als een opname aanleiding geeft tot het ondernemen van nadere acties, bijvoorbeeld het doen van aangifte van diefstal bij de politie, worden deze langer bewaard.